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Veja 5 razões para experimentar as ferramentas de colaboração em equipe

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Veja 5 razões para experimentar as ferramentas de colaboração em equipe

Suas equipes de projeto ainda estão usando e-mail?

Veja cinco razões para experimentar as ferramentas de colaboração em equipe

As empresas ainda têm uma atitude ambivalente em relação ao email. Por um lado, estamos incomodados com cadeias de e-mail infinitas, listas de distribuição irrelevantes e spam. No local de trabalho digital, a “caixa de entrada zero” continua sendo a meta mágica e a medida de um dia de trabalho bem-sucedido.

Por outro lado, os números da associação da indústria de TI Bitkom confirmam que, para muitos trabalhadores, o e-mail continua a ser o meio mais importante de comunicação. “E-mail foi declarado morto, mas na verdade é mais vivo do que nunca”, explica o CEO Bernd Rohleder.

No entanto, plataformas de colaboração social como o Circuit permitem uma colaboração muito mais eficiente. O circuito combina mensagens, comunicação por voz e vídeo, compartilhamento de tela e compartilhamento de arquivos em uma única interface. Existem várias razões principais pelas quais trabalhar em conjunto com a colaboração social, como na comunicação de projetos, é muito mais produtivo do que o e-mail:

1. Mensagens permanecem no contexto As caixas de correio quase não têm opções de filtro. Na melhor das hipóteses, o assunto pode indicar para qual projeto ou processo o email pertence. Muitas vezes, no entanto, apenas o texto em si revela essa informação e cabe ao destinatário descobrir o contexto relevante. Os e-mails podem ser atribuídos a diferentes pastas após o recebimento, mas apenas manualmente. No Circuit, os participantes trocam mensagens e arquivos em conversas claramente marcadas ou salas de equipe. Isso garante que todas as mensagens e arquivos estejam sempre acessíveis ao grupo certo de pessoas no contexto de um projeto ou tópico específico. Reduz significativamente o esforço para o usuário, deixando mais tempo e energia para o trabalho real.

2. O receptor permanece no controle Com os e-mails, é principalmente o remetente que decide quando o destinatário deve ver o e-mail (“push”). Isso implica uma expectativa de esclarecimento imediato e uma resposta oportuna. Com o Circuit, os próprios participantes decidem quando é a melhor hora do dia para o processamento de mensagens (“pull”). O resultado: períodos mais longos e produtivos de trabalho concentrado, sem estresse desnecessário de e-mails não respondidos.

3. Histórico completo de quem trabalhou em quais e-mails e seus anexos geralmente ficam na caixa de entrada de seus destinatários, que decidem por si mesmos se e quando serão excluídos. Muitos arquivos podem ser armazenados em um serviço de compartilhamento de arquivos separado e as mensagens instantâneas quase nunca são salvas. Quando um funcionário deixa a empresa, muito do conteúdo é perdido. As conversas de equipe são criadas no início do projeto e armazenam um histórico estruturado, completo e pesquisável de todas as mensagens e arquivos trocados. Essa é uma vantagem real quando novos funcionários ingressam na empresa. Uma vez adicionados à conversa relevante da equipe, eles têm uma visão geral completa dos tópicos em andamento e acesso aos documentos mais importantes.

4. Atender às expectativas de uma nova geração de funcionários
Os números acima citados da Bitkom mostram, assim como muitos outros estudos e análises, que a geração mais jovem de funcionários envia significativamente menos e-mails, e alguns nem sequer têm um endereço de e-mail. Desde o tempo em que estudam, na universidade e entre amigos, estão habituados a comunicar através de serviços de mensagens e de redes sociais e esperam o mesmo no primeiro emprego. Circuito é construído sobre princípios muito semelhantes, proporcionando o nível de segurança e qualidade necessária em um ambiente profissional.

5. Circuito também permite chamadas de voz e vídeo Apesar das vantagens dos aplicativos de colaboração em comparação com o e-mail tradicional, também aqui existe o perigo de sobrecarga de informações. A constante troca de mensagens curtas também pode limitar a produtividade. Para questões e problemas complexos, as chamadas de voz ou vídeo são, portanto, a solução óbvia. É por isso que as plataformas sofisticadas oferecem a capacidade de iniciar uma chamada individual ou em grupo a partir do contexto de conversas com um único clique, resultando em uma resolução de problemas mais rápida e melhor.

Então, e a morte do email?

Em comunicação externa, ainda é um padrão essencial e permanecerá assim por mais algum tempo. No entanto, para comunicação interna, ele cumpriu seu propósito e deve ser substituído o mais rápido possível por aplicativos de colaboração social como o Circuit.

Fonte: Unify

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